办公用品、车辆管理、固定资产管理规定

2018-03-09

一、办公用品管理办法

(一)本办法所指办公用品为:各种文具、复印纸、传真纸、墨盒、计算机耗材等用品。

(二)单位办公用品的采购和申领由办公室统一安排。

(三)办公用品采购规定

单位办公用品采购,由办公室汇总各部门请购物品清单,每月一次集中填写《办公用品采购审批表》,经办公室主任签字报秘书长批准后施行,所有办公用品采购实行询价、比价制度,须经过不同部门三人以上询价、比价后选择最佳供应商购买。

(四)办公用品申领规定

各部门申领办公用品,须填写《办公用品领用申请表》,经部门负责人签字、办公室主任审批后领取。

办公用品明细帐需每月进行一次实物与领用登记表、帐面核对。

(五)办公用品使用人应爱护、节约使用办公用品,避免浪费;离职时需退回领用的非消耗类办公用品。

二、车辆管理规定

为加强单位车辆管理,合理安排车辆使用,减少车辆费用开支,提高车辆使用效率,特制定本规定。

(一)车辆管理

1、办公室统一负责单位车辆的日常调度、使用、维修、保养、油料配备以及驾驶员的管理。

2、单位车辆实行由专职司机驾驶、专人保养责任制,禁止非专职司机驾驶单位车辆(经办公室批准的除外)。

3、对单位车辆,驾驶员不得私自转借他人使用或私自另做他用,如因私出车造成车辆损坏,维修费用由驾驶员自行负责,并酌情给予相应的处罚。

4、驾驶员应自觉遵守交通法规。办公室每月底对车辆违章情况进行查询,如有违反法律法规者,罚款由驾驶员自行负责;造成交通事故者,单位不承担任何责任。

(二)车辆使用

1、车辆使用程序

1)办公用车实行派车制度。用车部门须提前一天填写《用车审批表》,经部门负责人签字并报办公室主任批准后,统一安排方可使用。

2)驾驶员按《用车审批表》上记载的行车路线和目的地行车。办完事必须将车辆送回单位,车钥匙送交办公室保管。未经秘书长同意,不得带车在外过夜。

3)在每辆车内配行车记录本,驾驶员负责记录出车时间、地点、行驶里程,由乘车人和驾驶员签字。该记录本必须与《用车审批表》一致。

(三)车辆维修、保养

1、单位车辆应定期实施检查及保养,以维持车辆机件寿命,保持车况良好,确保行车安全。驾驶员如发现不能自行排除的故障,应及时向办公室主任汇报,不得“带病”出车。

2、严格修车审批制度,坚持先审批、后修车的原则,由驾驶员填写《车辆维修申请表》,报办公室批准后方可维修,未经许可,不得擅自购买零配件或更换设备。

(四)用油管理

单位车辆加油由专人管理,每辆车建一个加油台帐,办理加油卡,记录加油时间、加油数量、行驶里程。加油台帐与行车记录本每月核对一次,每月耗油量与行驶里程必须相符。 

三、固定资产管理

加强科基会固定资产管理,合理配备并有效使用固定资产,提高固定资产的使用效益,保证固定资产的完整和安全。

(一)固定资产认定

固定资产管理主要包括:建立健全固定资产统计账目、固定资产预算计划、申领报批等相关管理工作以及固定资产的使用检查和固定资产的增减变动统计情况。

1、固定资产是指价值在2000元以上或使用年限一年以上的设备、用具、工具及科基会认为可以列为固定资产的物品。

2、固定资产指定专人管理,负责制定固定资产清单,监督固定资产使用。

(二)固定资产领用申请

1、各部门在申请领用固定资产时应填写《固定资产领用登记表》。

2、固定资产的申领要从实际需要出发,注意节约。各部门要根据各类资产的配备情况及使用标准合理配置,充分利用现有的固定资产使用价值,防止造成积压浪费。

(三)账务管理

1、固定资产入账规则

为便于固定资产管理,下列品种一律作为固定资产入账,包括:汽车、电脑、复印机、打印机、传真机、碎纸机、空调、冰箱、电风扇、电视机、音响、投影仪、刻录机、绘图仪、扫描仪、摄像机、数码相机、监控设备、点钞机、专业软件、移动硬盘、办公家具等。

2、科基会办公室应设立各类固定资产账目,定期进行核对检查,保证帐、物相符。

3、离职或工作调动的员工,必须退还其领用的全部固定资产物品,如未交还者,不能办理相关手续。

(四)清查与维修

1、每年末组织对各部门对上一年度的固定资产进行账、物核对和登记。查明固定资产的实有数与账面数是否相符,固定资产的保管、使用、维修等情况是否正常。对清查盘点中发现的问题,应查明原因,说明情况。

2、为确保各类资产的正常使用,使用人要经常对资产进行检查维护,如发现损坏需要维修,由各部门报请办公室统一安排专人维修。

(五)固定资产报废

1、固定资产丧失使用价值需要报废的,经办公室查实后办理报废审批手续。

2、固定资产报废审批程序

确认固定资产已丧失使用价值后,由使用部门填制《固定资产报废申请表》一式三份,交办公室审定,经秘书长审批同意后,财务部根据报废处理情况作相应账务调整。

 

四、安全保卫管理制度

为了维护单位正常的工作秩序,保障单位财产不受侵害,根据单位的实际情况,为做好安全保卫工作,特制订本制度。

(一)办公室全面负责单位的安全保卫工作,负责各部门保卫责任制的实施和组织大型的安全保卫检查。

(二)各部门要对本部门员工加强安全教育,做好遵纪守法的宣教工作和内部矛盾纠纷的调解工作,同时看管好本部门的贵重物品,克服麻痹大意思想,杜绝各种安全隐患。

(三)值班人员必须按时上岗,做好值班记录,严格执行巡查制度,发现不安全因素要及时排除,并报告秘书处。

(四)单位员工必须遵纪守法,爱护单位财产,同一切不良倾向和违法行为做斗争。

(五)财务人员对现金、票据以及各类物品的出入库、领取、发放、使用、保管等,必须要求手续健全、程序齐备,并定期检查、清算,发现问题及时上报。

(六)各种档案资料、秘密文件的管理和保管要严格执行保密规定,防止丢失和泄密,借阅档案资料、秘密文件时,需经秘书处批准并做好记录。

(七)使用计算机时,须严格按照有关规程操作,注意使用安全,经常保持计算机的清洁,下班前要关机切断电源。严禁私自拆分计算机和安装软件。因人为因素造成计算机信息系统不能正常运转或发生事故造成损失者,由当事人负责赔偿或承担维修费用。

 

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