中华国际科学交流基金会档案管理制度

2018-03-17

为了规范单位档案管理工作, 保证档案资料的完整性和安全性,特制定本办法。

(一)单位档案由办公室统一管理,负责档案的收集、归类、编号、保管、借阅。

(二)归档范围

1、管理文件:各部门在各项业务管理和对外活动中具有重要依据的各类文件,包括各类公文;各种会议所形成的会议纪要、简报、情况反映、工作总结和请示报告等档案材料;各种重要活动、大事记、历史沿革、荣誉证书、工作条例、章程等;

2、证书文件:包括单位营业执照、组织机构代码证、资质证书、合作协议书等文件及政府部门的各种批复文件等;

3、法律文件:业务活动中产生的各类合同、协议、律师函、诉讼文书、判决书等;

4、设备资料:设备技术资料、使用说明书以及设计图纸等;

5、宣传策划资料:单位的重要宣传信息资料,宣传策划文案、宣传图册及文稿等;

6、声像电子信息类:具有重要价值的或用于宣传策划的广告照片、录音带、光盘、录像带、电子文件等;

7、工具书:因工作需要,经单位领导批准购置的各类书籍。

(三)收集归档

1、凡属归档范围的文件,各部门经办人员应将原件及时归档,不得私自留存,如确实需要留用的,经单位领导批准后可留存复印件。

2、档案管理人员应根据归档范围对文件资料进行分类整理,编目归档,保证档案调阅工作的顺利进行。

(四)档案保管

1、在日常工作中,为了保证各类档案资料记录完整无损,档案管理人员应设立档案专柜,且具有防盗、防火的性能和设施;对档案资料、记录的标识、包装、贮存进行必要的防护管理;非档案管理人员不得擅自打开档案柜。

2、档案管理人员对各类档案资料依据其重要程度的分类方法采用不同的保管方式:如装订成册、档案袋、档案盒等。

3、对存档的档案资料要做好分类标识,确保标识字迹清晰完整,不错不漏不混,便于查找。

4、在借阅使用档案资料过程中要注意防污、防折、不丢失、不破损。

5、单位重要文件的原件由办公室保存,各部门对保管的档案资料应妥善保存,防止丢失,确保档案资料的完整性。

(五)档案借阅

1、借阅任何档案文件资料,必须在办公室办理书面审批及借阅登记手续;归还存档时,办公室档案管理人员经检查无误方可办理归还手续。重要档案只能在档案室阅读,不得借出。

2、任何人借阅档案原件,原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制;不准在文件上作记号、涂改、污损。确因工作需要复制,须经办公室批准;凡涉及国家秘密的文件资料,一律经秘书长批准后方可借阅。

3、查阅、借用档案者,必须做好保密工作,严守工作秘密和国家秘密,不得将档案资料内容外泄,不能把档案借走带出档案室。

4、凡经档案室借阅的文件资料,须当日借阅当日归还,不得私留。因工作需要,经办公室批准后方可持有。

5、档案管理人员需做好文件资料的借归手续。

(六)档案移交

因工作需要致使部门合并、撤销或档案管理人员变更,均应及时办理档案移交工作。

(七)档案销毁

档案保管期限届满,档案需销毁时由秘书长批准,并须档案管理人员及办公室负责人同时在场进行销毁。

(八)档案清查

每年年末档案管理人员应对所保管的各类档案资料进行盘点清查,对于未按时归还的档案资料应及时催还,保证档案资料的完整。

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