中华国际科学交流基金会员工手册

2018-02-27

第一章  总 则

一、简 

中华国际科学交流基金会(以下简称科基会)是在丁石孙、朱光亚、师昌绪等29位国内科学家与杨振宁、陈省身、丁肇中等25位海外科学家的发起和倡议下,19995月,经中央政治局常委朱镕基、李岚清以及温家宝等国务院领导同志批示,中国人民银行批准,民政部注册登记的全国性公募基金会,业务主管部门为国家科学技术部。

宗旨:弘扬科学精神,恪守公益使命。

使命:促进国内国际科技交流与合作,推动科技成果转化,奖励突出贡献者。通过公益的力量,助推国家科学和技术进步。

科基会自成立以来,广泛团结社会各界人士,募集资金,接受捐赠,服务社会,在促进科技进步、科技成果转化、科技人才成长和科学技术普及等方面,做了许多富有成效的工作。随着我国经济社会和科技事业的发展,科基会应该发挥更大的作用。习近平主席在全国科技创新大会上,向全国各族人民发出了建设世界科技强国的号召:面向世界科技前沿、面向经济主战场、面向国家重大需求,加快各领域科技创新,掌握全球科技竞争先机,建设世界科技强国。新的号召、新的形势,对“科技公益”事业提出了新的要求、新的任务,也为科基会的发展带来新的机遇。任重道远,不辱使命。我们要努力拓展“科技公益”领域、创新“科技公益”方法,着力提升“科技公益”的影响力和实效性,为建设创新型国家、实现中华民族的伟大复兴做出应有的贡献。

 

二、机 

理事会是科基会的决策机构,根据法律、法规和章程开展活动,下设秘书处。

 
 

秘书处是科基会的常设办事机构,是协助理事长处理日常事务的部门,实行理事长领导下的秘书长负责制。根据理事长办公会议决定,秘书处设办公室、专家委员会办公室(奖励办公室)、杰出工程师专家委员会办公室、科学与艺术委员会办公室、科技成果转化部、基金发展部、宣传部、春雨工程办公室等八个办事机构。另外还设有专家委员会、科学与艺术委员会、杰出工程师专家委员会、国际交流委员会。办事机构与委员会职责(略)。

 

三、员工行为规范

1、个人仪表:穿着整洁,精神饱满,不得穿无袖背心、超短裙、拖鞋上班。

2、谈吐文雅,举止大方,态度谦和,工作认真,严肃守时,不迟到早退。

3、工作作风:勤奋努力,敬岗爱岗,追求卓越,积极主动,善于思考,团结协作,文明礼貌,品德高尚,遵纪守法,准时高效。

4、工作环境:保持办公室的清洁卫生,办公桌有序,妥善保存文件;无论是与客户交谈还是内部员工交换意见,说话音量勿噪。严禁在工作时间做与办公无关的活动。

5、任何人不得接受贿赂,一经发现立即除名。

6、保守单位工作秘密和国家秘密,如遇查询者,未经批准不得向外传播。如发生泄密事件,单位将诉诸法律,追究其民事及刑事责任。

7、节约水电,人走灯灭;爱护办公设施和办公用品,如人为损坏,需酌情赔偿。

 

第二章 行政管理制度

一、考勤管理及请假制度

1、上班时间:上午9:00-12:00,下午13:00-17:00。聘用制员工经秘书处领导同意后,可以实行弹性工作制。

29:10以后签到视为迟到,下班时间早于17:00视为早退;迟到、早退一次扣款10元。

3、当月全勤可享受全勤奖300元。

4、迟到2个小时不足4个小时按半天事假计算扣款;迟到4个小时以上按1天事假计算扣款;当月累计迟到或早退超过5次,并计1天旷工。

5、员工未按时到岗或中途离岗,申请时间在1天内(包含1天),经所在部门领导批准后到办公室记录;2天以上须经秘书长批准;3天以上(含年休假)须写出书面报告,经部门领导同意后,报秘书长审批。

6、有以下情形之一按旷工处理:

未经请假或请假未被批准而缺勤的;

休假期满未经续假而缺勤的;

其他无正当理由而缺勤的。

7、职工旷工1-4个工作日,扣发双倍日工资;连续旷工5个(含5个)以上工作日,扣发当月工资。连续旷工10个(含10个)以上工作日,扣发工资,暂停五险一金,并视为严重违反科基会制度,科基会有权解除其劳动合同关系。

8、公假为带薪假,每月不得超过2次(半天),公假事项内容如下:

凭子女所在学校通知,参加家长会;

因住宅设施维修或拆迁,由有关部门出具证明,必须在家照料;

凭医疗保健部门通知,陪同学龄前子女保健检查。

9、事假为无薪假

员工在用完所有补休和年假的前提下,可申请事假;

事假以工作日为计算标准,科基会不支付员工事假期间的基本工资和福利待遇;

年度申请事假累计不得超过15天,超过且无合理理由,可解除劳动合同,并不支付任何补偿金。

10、病假

科基会给予员工每月1天带薪病假;因病治疗或休假2天以上(含2天),须出具医院病假证明,无医院证明的,按事假计算。

病假在1个月内(含法定节假日、周休日)可用年假相抵,年假抵扣完者,只发放按月薪50%的薪酬。

如超出1个月病假,将按员工合同履行最低工资标准支付。

员工休2个月以上病假,要提交三级医院诊断证明,按国家规定的医疗期计算办法休病假,并不得超过医疗期。

全年累计病假超过30天(含)的,不享受年终奖励。

11、确因工作需要,周末或下班后加班,须提前报所在部门领导批准,报办公室记录,可在工作日按实际加班时间倒休。

Ⅰ加班的认定

在法定工作时间内确实无法完成所承担的工作任务,必须在法定工作时间以外工作的视为加班。

Ⅱ有下列情况之一者,不属于加班:

1)由于个人原因未能按时完成正常工作任务而需延长工作时间的;

2)值班的;

3)参加单位内部组织的会议与活动的;

4)参加单位组织的内部和外部培训的;

5)陪同客户应酬活动的;

6)在加班期间从事与工作无关的事情的;

7)长时间出差期间,星期六、日未安排工作的不算加班,但因参加工作会议或者其他原因,星期六、日必须要安排工作的,可按加班处理;

8)出差期间安排旅游的;

9)所完成的工作质量不过关,须重新修订或更改的。

12、患职业病、因工负伤,按国家相关工伤管理办法执行。

 

二、请示报告制度

科基会实行严格的请示报告制度,以保证各项工作健康有序发展。

凡属下列事宜必须向理事长或秘书长写出书面请示报告。

1、综合事务:

1)年度、月度的工作计划和总结;

2)改变本部门的经营方针;

3)与国内外单位进行合作、签订意向书、协议书、合同书等;

4)应国内外团体、基金会等聘请担任董事、会员和顾问等;

5)应邀出访考察、学习培训、探亲等;

6)邀请国外团体或个人来访参加科基会庆祝活动;

7)举办各种大型展览、招待会、庆祝会和重要的工作会议等;

8)接待国内外大型团、组和重要来宾的情况报告;

9)重要的信息、资料、情况及对外宣传材料的印制。

2、文电方面:

1)向上级机关或领导的请示和报告;

2)以科基会名义向国内外的单位或个人发出的公文、函件、传真稿、电话稿等;

3)复印中央、国务院文件及科基会经营情况的机密报表等;

4)凡需用科基会印章联系特殊工作的。

3、人事方面:

1)员工的选调;

2)对员工晋升工资及对主管以上人员的除名处分等;

3)员工的借出及脱产学习;

4)员工的泄密及违法乱纪行为。

4、财务方面:

1)年度的经费预算和上半年的经费决算;

2)经营项目的可行性分析营业情况;

3)采购各种物品。

 

三、会议制度

   1、理事会会议

(1)本基金会的决策机构是理事会。理事会行使下列职权:
     ①制定、修改章程;

 ②选举、罢免理事长、副理事长、秘书长;
     ③决定重大业务活动计划,包括资金的筹集、管理和使用计划;

 ④年度收支预算及决算审定;
   ⑤制定内部管理制度;
   ⑥决定设立办事机构、分支机构、代表机构;
   ⑦决定由秘书长提名的副秘书长和各机构主要负责人的聘任;
   ⑧听取、审议秘书长的工作报告,检查秘书长的工作;
   ⑨决定基金会的分立、合并或终止;
   ⑩决定名誉职务设立和人选; 

   ⑪决定其他重大事项。

  (2)理事会每年至少召开2次会议。理事会会议由理事长负责召集和主持。有1/3理事提议,必须召开理事会会议。如理事长不能召集,提议理事可推选召集人。召开理事会会议,理事长或召集人需提前5日通知全体理事、监事。

  (3)理事会会议须有2/3以上理事出席方能召开;理事会决议须经出席理事过半数通过方为有效。
   下列重要事项的决议,须经出席理事表决,三分之二以上通过方为有效:
   ①章程的修改;
   ②选举或者罢免理事长、副理事长、秘书长;
   ③章程规定的重大募捐、投资活动;
   ④基金会的分立、合并;
  2、理事长办公会议

根据工作需要,不定期召开。理事长、相关理事、秘书长、副秘书长,相关部门负责人出席会议。

主要内容:

1)研究决定单位重要工作事项;

2)审议内部管理制度、工作报告等;

3)研究决定工作部门重要人事安排。

4)听取、审议秘书长的工作报告;

5)决定重大业务活动计划;

6)决定分支(代表)机构、办事机构、实体机构的设立以及各机构负责人的聘任;

7)制定重要规章制度;

8)决定其他重大事项。

3、秘书长办公会议

由秘书长主持,参加人员:秘书长、副秘书长、各部门领导。会议纪要报理事长审阅。

主要内容:

1)研究制定科基会经营方针、规划;

2)推荐科基会中层管理人员人选;

3)科基会中层(部门)管理人员月度、年度考核;

4)研究完善科基会组织机构及重要规章制度;

5)研究大额财务支出使用项目及管理;

6)审查各部门的经营项目;

7)听取各部门工作总结及工作计划情况;

8)督促、检查和协调基金会各项工作进展。

4、年终总结会议

每年年末召开,参加会议人员,单位全体员工。

主要内容:

1)总结单位年度工作任务和各项指标的完成情况,制定和部署下年度工作计划与目标任务;

2)听取员工意见与建议;

3)表彰先进。

 

第三章  人事管理制度

科基会员工分为合同制员工和聘用制员工两类。

合同制员工,即科基会为其缴纳“五险一金”的职工。

聘用制员工,即不需要科基会为其缴纳“五险一金”,为开展某一项目或某一时段工作而聘用的离退休人员和临时工作人员。

一、员工录用管理规定

(一)合同制员工管理

1、合同制员工的录用,需由用人部门负责人提出申请,办公室安排招聘。

2、新录用员工需经过单位统一培训及考核,考核合格后方能上岗,未培训的课程需在下次培训时补修。

3、新录用员工入职前需向办公室出示以下个人资料原件并提交复印件:本人身份证、毕业文凭、专业技术资格证、原单位离职证明、体检证明等;提交本人1寸免冠彩照5张,并如实填写《员工信息登记表》。

4、新录用员工试用期合格后,填写转正申请表,由部门负责人出具意见后交办公室呈报秘书长审批。工作部门的重要人事安排,需提交理事长办公会议审议通过。审批、审议通过后,签订《劳动合同书》,一式两份,办公室与本人各持一份。

从入职之月起为其缴纳社会保险。

5、新录用员工必须遵守科基会各类规章制度。

6、单位因工作需要可以对员工岗位进行调整。

(二)聘用制员工管理

1、聘用制员工是因工作需要招聘的离退休人员,由秘书处提名,通过科基会审核后录用。

2、与聘用制员工签订聘用合同时,要明确某一时段或某一项目的具体工作任务。

3、聘用人员需向办公室出示以下个人资料原件并提交复印件:本人身份证、毕业文凭、专业技术资格证等,提交本人1寸免冠彩照5张,还需如实填写《员工信息登记表》。

 

二、员工离职管理规定

(一)合同制员工离职管理

1、合同制员工如果不适应岗位工作要求,或者违反国家法律法规、本单位规章制度,可以按照《劳动合同法》与其解除劳动合同。并提前30天以上告之当事人。

2、合同制员工主动离职的,需提前30天提出离职申请,报部门负责人同意后,再报办公室主任和秘书长审批同意。

3、无论何种方式离职,员工均需填写《员工离职审批表》,经逐级签字后交办公室,并附交接人、签收人、监交人三方亲笔签字的《交接清单》(包括由交接人出具的文件资料或档案、工作进展与流程、对外联系方式等),办完交接手续后方可领取结算工资。

4、涉密人员离职,须签订《保密协议书》,以防止国家秘密和科基会工作秘密泄露。

5、与员工解除劳动合同后,个人档案资料转交员工新单位或人事档案管理部门。

6、未办离职手续或离职手续未办理完毕即自行离职者,科基会将按《劳动合同书》相关条款追究其法律责任;给单位造成财产损失(包括遗失财产)的,其损失金额从薪资中扣除,薪资抵扣不足以弥补财产损失的,科基会另行追究其法律责任。

(二)聘用制员工离职管理

1、聘用制员工因个人原因无法继续履行科基会指派的工作任务,要求结束聘用的,本人需提前提出申请,待科基会批准后,即可办理交接手续,终止聘用合同。

2、聘用制员工如不能按期、保质保量完成工作任务的,科基会可解除聘用合同,并提前通知解聘人员,并做好交接工作。

3、聘用制人员办理好所有交接手续后方可领取结算工资。

 

三、薪酬管理办法

根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》及其他相关法律、法规和中华国际科学交流基金会章程,制定本办法。

(一)薪酬管理的原则

1、按劳分配、效率优先、优绩优酬、兼顾公平。

2、员工工资根据岗位、责任、技能、学识、经验等因素综合衡量核定,并根据科基会总体运营情况和员工绩效考核成绩进行调整。

3、员工调整工作岗位的,从调岗之日下一自然月起,按新岗位核定工资。

4、因工作需要聘用的临时工作人员、兼职人员或志愿者,不适用本办法。其薪资由所属部门负责人提出方案,报秘书处批准后执行。

5、因单位原因安排员工放假的,按照北京市最低工资标准支付生活费(2017年北京市最低工资标准2000/月)。

6、所有员工须遵守薪酬保密规定。

(二)员工薪酬结构

1、员工薪酬包括基本工资、岗位工资、绩效工资以及奖金四部分组成。

2、基本工资为当地最低工资标准,岗位工资根据员工从事岗位确定,基本工资与岗位工资占工资总额的50%

3、绩效工资,员工能够完成领导交给的工作任务,即可全额发给绩效工资。绩效工资占工资总额的50%

4、在实行绩效工资前提下,年终奖按照个人当年综合业绩评定(主要参照绩效指标完成情况及基金会整体运营状况),由部门负责人申报,秘书处核定后报理事长审批执行。

5、科基会根据员工考核成绩、工作能力、嘉奖或处罚情况等因素,给予员工晋职、晋级或降职、降级等相应的薪酬调整。

(三)薪酬发放

1、每月10日前发放上月工资,如遇公休日、节假日,发放时间提前到10日前最后一个工作日。

2、新聘用人员在试用期内,薪酬按试用期满相应标准的80%发放。不满一个月的,按当月实际工作日计发工资。

3、员工日工资按国家法定月计薪天数计算(现为21.75天)

4、员工领取的工资应依法纳税,有关薪酬的个人所得税,由科基会代扣代缴并以员工个人名义申报。

5、员工离职或被辞退,依据《劳动合同书》有关规定执行,工资结算到离职日。对离职时不按要求交接工作的员工,科基会暂扣其最后一个月工资和补偿金等,直至按科基会要求完成工作交接。

(四))绩效考核

(一)考核目的

为正确评价员工的德才表现和工作实绩,为员工的奖惩、培训、辞退和职务、级别、工资调整提供依据。

(二)考核内容和标准

根据员工的岗位职责和所承担的工作任务为基本依据,按照下列标准进行考核(1)思想政治素质;(2)精通业务,工作能力;(3)工作责任心,勤勉尽责,工作作风;(4)工作实绩;(5)清正廉洁。

考核分为优秀、称职、基本称职、不称职四个等次。

(三)考核方法

领导与员工相结合的方法;平时考核与年度考核相结合的方法;表格固定因素打分、排序、面谈的方法。

(四)考核程序

1、被考核者个人总结;
    2、主管领导在听取员工意见的基础上,提出意见,综合若干评价要素,确定并填写最终评分档次;

3、秘书处对考核情况进行全面回顾与检查,考察各项要素之间的评价结果是否具有内在统一性,清除相互矛盾的因素,确定考核等次;

4、考核结果通知被考核者。

  (五)考核结果的使用

1、被确定为优秀、称职的,发给一定数额的奖金,有晋职晋级和晋升工资的资格。

2、被确定为基本称职的,不发奖金。

3、被确定为不称职的,不发奖金,给予批评教育;连续两个考核不合格,降职降级使用,或由办公室重新安排其他岗位,或待岗。员工待岗期间必须按时到科基会上下班,学习提高工作技能,只领取基本工资。

 

四、员工福利

合同制员工享有以下福利:社会保险、住房公积金、年休假、体检、婚假、产假、丧假、员工慰问、带薪培训等福利。

聘用制员工除了不享受社会保险、住房公积金外,其他福利都享受。

(一)社会保险和住房公积金

1、科基会为合同制员工按国家和北京市相关规定缴纳社会保险(养老保险、失业保险、工伤保险、生育保险、基本医疗保险)和住房公积金。

2、员工试用期结束转正后开始为其缴纳(并补交试用期间)社会保险和住房公积金。员工因个人原因未能提供办理社会保险的相关材料,造成办理时间延误,其责任由员工个人承担。

3、入职前已经在北京市或异地缴纳社保的员工,办理入职手续时需向办公室说明,并将社保转移至科基会缴纳。如员工不予转移,须出示相关书面说明和在北京及外地缴纳社保的相关证明材料,科基会不再承担缴纳的义务。

4、社会保险和住房公积金的缴费基数于每年6月份核定。

(二)休假

按照国家有关规定,员工可享受如下带薪休假:

年休假:员工连续工作满12月以上,即可享受7天年休假。法定节假日、休息日不计入休假天数。

(三)体检

员工在科基会工作满1年以上的,每年可享受一次公费体检。

(四)婚假

员工在科基会工作期间申请结婚的,可享受婚假10天。假期包括公休日和法定节假日。

(五)产假

按《北京市人口与计划生育条例》执行。

(六)丧假

员工亲属(祖父母、外祖父母、父母、岳父母、公婆、兄弟姐妹、配偶、子女等)亡故,享有3天丧假。丧假期间所发生的车船等交通费用由员工自理。

 

第四章  财务管理制度

一、出差报销管理

(一)出差借款与报销审批 

科基会员工因公出差办理差旅费借款、报销手续,需填写事务申报单(差旅费),借款单。经部门负责人签字,财务审核,报秘书长批准,方能借款或报销。

(二)差旅费报销标准

1、员工出差分“短途”和“长途”两种,即当天能往返的市内为“短途”,当天能往返的市外和出差时间在一天以上的外地为“长途”。

2、出差补贴标准及宿费交通费报销标准

   员工出差期间发生的食宿及交通费用,参照《中央和国家机关差旅费管理办法》的标准,实行预算内实报实销制度,超出差旅费事务申报单预算部分支出由员工自理。

(三)有关报销规定

1、出差人员需认真填写事务申报单(差旅费)。

2、员工出差期间由接待方或有关单位提供住宿及交通的,不再报销相应费用。

3、报销票据需开具当地的正规发票。过期的、假票据或不符合规定的票据,财务部门不予报销。员工个人保管不善,造成报销单据的缺损,由其责任人承担责任。

4、财务人员有权对不实的出差费用向员工出差住宿地直接查询,出差员工如有虚报冒领的行为,将按情节轻重予以处罚。 

 

二、用款审批报销制度

为进一步加强科基会财务管理,规范采购借款和支付审批程序,制定本制度。

(一)审批权限

员工采购物品或承办会务等活动需要借款、报销,须经所在部门负责人签字、财务人员审核,报秘书长审批同意后,方能办理借款、报销。

(二)支付规定

1、员工采购或承办会务借款时,先填写借款单,注明借款理由、借款金额,经部门负责人和财务人员签字、秘书长审批后,将借款单交财务人员后即可取款。借用现金超过5000元的,需提前1-2天通知财务人员,以便财务备好现金。

2、购买固定资产、办公用品、低值易耗品需要借款时,由使用部门填写请购单,经部门负责人和办公室签字,报秘书长审批后由办公室统一购买。

3、按照合同、协议书的规定支付款项时,由相应部门填写付款申请,注明合同总金额、累计付款金额、本期付款金额,由部门负责人签字,交财务人员审核,报秘书长审批。

4、部门需用备用金时,应先填写借款单,经部门负责人和财务人员签字、秘书长审批。

5、科基会办公费用、劳保费用、车辆维修保养费用由办公室按月制定计划,由办公室主任签字,报秘书长审批。

(三)报销规定

1、报销费用须经手人签字、部门负责人核对、财务人员审核、秘书长审批后方可报销。

2、各部门发生的费用,凭税务部门的正式发票报销。发票应与相应的费用吻合,发票上应填齐时间、科基会名称、项目名称、金额(大小写应一致),并有收款单位印章等有关内容。对于不合要求的发票、收据等不予受理。

3、科基会购买固定资产和低值易耗品等报销时,必须有入库单和发票一同报账。报销时,必须将票据分门别类地粘贴,并在报销单上分别填写内容和金额。

4、无论何种形式的借款和报销,必须正确注明其资金的用途。否则财务人员有权不予受理或要求经办人更正补充以至重新填写单据。

5、报销单据中涉及业务招待费,费用发生部门应在招待费发生前填写事务申报单(招待费),按照申请流程审核批准后,招待费实行预算内实报实销制度。招待费报销由经手人在发票背后签字。

(四)报销时限

不论何种形式的借款,必须在业务完成后5天内到财务办理报销手续,出差人员应在出差归来后5个工作日内到财务办理报账手续,及时清账。财务人员须做到前账不清后账不支。特殊情况不能清账的,需写出文字说明,经部门负责人签字,报秘书长审批后可暂缓清账。

 

第五章  公文管理规定

一、公文管理规定

为认真做好公文处理工作,提高公文质量和办文效率,使公文处理工作规范化、制度化,特制定本规定。

(一)办公室为公文处理管理部门,负责管理各部门公文处理工作并依本办法实施管理。

(二)公文是单位传达贯彻党和国家政策、发布规章制度和管理指令,施行管理措施,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。

(三)公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作,具体包括拟稿、收发传递公文、办理公文、处理办毕公文以及管理公文等内容。公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则,做到及时、准确、安全。

(四)公文种类主要有:条例、规定、办法、决定、通知、通报、请示、报告、函、会议纪要、调查报告、工作计划及总结等。

公文的基本组成部分有:标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词;公文的其他组成部分有:文头、发文字号、签发人、密级、紧急程度、主送机关、附件、抄送机关、注释、印发说明等。各部门应当重视公文处理工作,办理的公文格式、程序必须符合有关公文处理办法规定的格式、程序。

(五)公文的拟稿要格式规范、语言精简、要点突出。签发前应严格校对,保证质量、避免差错。

(六)综合性发文由办公室统一拟稿、编号,呈送秘书长签发。各部门的业务工作发文由各部门拟稿,办公室审核、编号,呈送秘书长签发。公文编号包括年度、日期、发文类别等。

(七)公文用印。文件经印制后须加盖单位印章,印章位于正式发出的印制本正文的右下方,上不压正文,下不压日期,印迹应端正、清晰。

(八)各部门公文办理完毕,应由办公室及时整理(立卷)、归档保存,以备查询,个人不得保存应当归档的公文。归档的公文由办公室档案管理人员根据其相互联系、特征和保存价值等整理,统一分类、编号、编制目录保管。要保证归档的公文齐全、完整,能正确反映单位的主要工作情况,便于利用。

(九)公文复印件做正式文件使用,应加盖复制机构印章,视同正式文件妥善保管。

 

二、印章管理办法

为正确实施管理和使用印章,特制定本办法。

(一)印章的分类

单位印章有单位公章、财务专用章、法人代表名章、发票专用章以及部门公章。

(二)印章的刻制与颁发

经单位法人批准后,单位的各种印章均由办公室负责制发,启用前要将印模和启用日期存档备案。

(三)印章的保管和使用

1、印章的使用权限由理事会制定,并根据日常工作需要由理事长提出相关要求和授权。秘书长、办公室主任、财务主管依据要求和授权范围使用印章,开展日常工作。

2、单位指定专人负责印章的保管与使用,对指定的印章管理人员(即监印人)须报办公室备案。

3、印章保管实行分工负责。单位公章、法人代表名章由办公室负责保管;各部门公章由部门负责保管;财务专用章、发票专用章、银行预留印鉴由财务部门保管。印章不得转让他人保管或使用。

4、未经批准,单位所有印章一律不得携带外出办理各项业务。凡涉及单位有关对外事务须加盖印章的,办理部门必须将各种业务手续带回单位统一申请盖章;

5、印章管理人员必须严格执行申请用印流程,凡是加盖印章,必须经秘书长签字后方可实施;

6、确因对外办理业务的特殊需要,经请示秘书长批准后,办好各项申请手续,印章方可带出单位。

(四)印章的使用范围

单位的行政章代表单位的职权,可用于单位多数文书凭证。办公室印章一般用于单位内部各类管理文书。

(五)印章的使用程序

使用单位行政章,必须经办公室主任和秘书长批准后方可用印;一般事项用印用部门章即可。印章管理人员要确切了解用印内容,检查批准手续和各种材料齐全后方可盖印。

(六)各部门严禁在空白介绍信和空白公文纸上加盖公章。

(七)印章的缴销

所属各部门因机构撤销、变更或其他原因须停用印章,应将本部门印章缴办公室保存或销毁。

 

三、档案管理办法

为了规范单位档案管理工作, 保证档案资料的完整性和安全性,特制定本办法。

(一)单位档案由办公室统一管理,负责档案的收集、归类、编号、保管、借阅。

(二)归档范围

1、管理文件:各部门在各项业务管理和对外活动中具有重要依据的各类文件,包括各类公文;各种会议所形成的会议纪要、简报、情况反映、工作总结和请示报告等档案材料;各种重要活动、大事记、历史沿革、荣誉证书、工作条例、章程等;

2、证书文件:包括单位营业执照、组织机构代码证、资质证书、合作协议书等文件及政府部门的各种批复文件等;

3、法律文件:业务活动中产生的各类合同、协议、律师函、诉讼文书、判决书等;

4、设备资料:设备技术资料、使用说明书以及设计图纸等;

5、宣传策划资料:单位的重要宣传信息资料,宣传策划文案、宣传图册及文稿等;

6、声像电子信息类:具有重要价值的或用于宣传策划的广告照片、录音带、光盘、录像带、电子文件等;

7、工具书:因工作需要,经单位领导批准购置的各类书籍。

(三)收集归档

1、凡属归档范围的文件,各部门经办人员应将原件及时归档,不得私自留存,如确实需要留用的,经单位领导批准后可留存复印件。

2、档案管理人员应根据归档范围对文件资料进行分类整理,编目归档,保证档案调阅工作的顺利进行。

(四)档案保管

1、在日常工作中,为了保证各类档案资料记录完整无损,档案管理人员应设立档案专柜,且具有防盗、防火的性能和设施;对档案资料、记录的标识、包装、贮存进行必要的防护管理;非档案管理人员不得擅自打开档案柜。

2、档案管理人员对各类档案资料依据其重要程度的分类方法采用不同的保管方式:如装订成册、档案袋、档案盒等。

3、对存档的档案资料要做好分类标识,确保标识字迹清晰完整,不错不漏不混,便于查找。

4、在借阅使用档案资料过程中要注意防污、防折、不丢失、不破损。

5、单位重要文件的原件由办公室保存,各部门对保管的档案资料应妥善保存,防止丢失,确保档案资料的完整性。

(五)档案借阅

1、借阅任何档案文件资料,必须在办公室办理书面审批及借阅登记手续;归还存档时,办公室档案管理人员经检查无误方可办理归还手续。重要档案只能在档案室阅读,不得借出。

2、任何人借阅档案原件,原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制;不准在文件上作记号、涂改、污损。确因工作需要复制,须经办公室批准;凡涉及国家秘密的文件资料,一律经秘书长批准后方可借阅。

3、查阅、借用档案者,必须做好保密工作,严守工作秘密和国家秘密,不得将档案资料内容外泄,不能把档案借走带出档案室。

4、凡经档案室借阅的文件资料,须当日借阅当日归还,不得私留。因工作需要,经办公室批准后方可持有。

5、档案管理人员需做好文件资料的借归手续。

(六)档案移交

因工作需要致使部门合并、撤销或档案管理人员变更,均应及时办理档案移交工作。

(七)档案销毁

档案保管期限届满,档案需销毁时由秘书长批准,并须档案管理人员及办公室负责人同时在场进行销毁。

(八)档案清查

每年年末档案管理人员应对所保管的各类档案资料进行盘点清查,对于未按时归还的档案资料应及时催还,保证档案资料的完整。

 

第六章  其 他

一、办公用品管理办法

(一)本办法所指办公用品为:各种文具、复印纸、传真纸、墨盒、计算机耗材等用品。

(二)单位办公用品的采购和申领由办公室统一安排。

(三)办公用品采购规定

单位办公用品采购,由办公室汇总各部门请购物品清单,每月一次集中填写《办公用品采购审批表》,经办公室主任签字报秘书长批准后施行,所有办公用品采购实行询价、比价制度,须经过不同部门三人以上询价、比价后选择最佳供应商购买。

(四)办公用品申领规定

各部门申领办公用品,须填写《办公用品领用申请表》,经部门负责人签字、办公室主任审批后领取。

办公用品明细帐需每月进行一次实物与领用登记表、帐面核对。

(五)办公用品使用人应爱护、节约使用办公用品,避免浪费;离职时需退回领用的非消耗类办公用品。

 

二、车辆管理规定

为加强单位车辆管理,合理安排车辆使用,减少车辆费用开支,提高车辆使用效率,特制定本规定。

(一)车辆管理

1、办公室统一负责单位车辆的日常调度、使用、维修、保养、油料配备以及驾驶员的管理。

2、单位车辆实行由专职司机驾驶、专人保养责任制,禁止非专职司机驾驶单位车辆(经办公室批准的除外)。

3、对单位车辆,驾驶员不得私自转借他人使用或私自另做他用,如因私出车造成车辆损坏,维修费用由驾驶员自行负责,并酌情给予相应的处罚。

4、驾驶员应自觉遵守交通法规。办公室每月底对车辆违章情况进行查询,如有违反法律法规者,罚款由驾驶员自行负责;造成交通事故者,单位不承担任何责任。

(二)车辆使用

1、车辆使用程序

1)办公用车实行派车制度。用车部门须提前一天填写《用车审批表》,经部门负责人签字并报办公室主任批准后,统一安排方可使用。

2)驾驶员按《用车审批表》上记载的行车路线和目的地行车。办完事必须将车辆送回单位,车钥匙送交办公室保管。未经秘书长同意,不得带车在外过夜。

3)在每辆车内配行车记录本,驾驶员负责记录出车时间、地点、行驶里程,由乘车人和驾驶员签字。该记录本必须与《用车审批表》一致。

(三)车辆维修、保养

1、单位车辆应定期实施检查及保养,以维持车辆机件寿命,保持车况良好,确保行车安全。驾驶员如发现不能自行排除的故障,应及时向办公室主任汇报,不得“带病”出车。

2、严格修车审批制度,坚持先审批、后修车的原则,由驾驶员填写《车辆维修申请表》,报办公室批准后方可维修,未经许可,不得擅自购买零配件或更换设备。

(四)用油管理

单位车辆加油由专人管理,每辆车建一个加油台帐,办理加油卡,记录加油时间、加油数量、行驶里程。加油台帐与行车记录本每月核对一次,每月耗油量与行驶里程必须相符。

 

三、固定资产管理

加强科基会固定资产管理,合理配备并有效使用固定资产,提高固定资产的使用效益,保证固定资产的完整和安全。

(一)固定资产认定

固定资产管理主要包括:建立健全固定资产统计账目、固定资产预算计划、申领报批等相关管理工作以及固定资产的使用检查和固定资产的增减变动统计情况。

1、固定资产是指价值在2000元以上或使用年限一年以上的设备、用具、工具及科基会认为可以列为固定资产的物品。

2、固定资产指定专人管理,负责制定固定资产清单,监督固定资产使用。

(二)固定资产领用申请

1、各部门在申请领用固定资产时应填写《固定资产领用登记表》。

2、固定资产的申领要从实际需要出发,注意节约。各部门要根据各类资产的配备情况及使用标准合理配置,充分利用现有的固定资产使用价值,防止造成积压浪费。

(三)账务管理

1、固定资产入账规则

为便于固定资产管理,下列品种一律作为固定资产入账,包括:汽车、电脑、复印机、打印机、传真机、碎纸机、空调、冰箱、电风扇、电视机、音响、投影仪、刻录机、绘图仪、扫描仪、摄像机、数码相机、监控设备、点钞机、专业软件、移动硬盘、办公家具等。

2、科基会办公室应设立各类固定资产账目,定期进行核对检查,保证帐、物相符。

3、离职或工作调动的员工,必须退还其领用的全部固定资产物品,如未交还者,不能办理相关手续。

(四)清查与维修

1、每年末组织对各部门对上一年度的固定资产进行账、物核对和登记。查明固定资产的实有数与账面数是否相符,固定资产的保管、使用、维修等情况是否正常。对清查盘点中发现的问题,应查明原因,说明情况。

2、为确保各类资产的正常使用,使用人要经常对资产进行检查维护,如发现损坏需要维修,由各部门报请办公室统一安排专人维修。

(五)固定资产报废

1、固定资产丧失使用价值需要报废的,经办公室查实后办理报废审批手续。

2、固定资产报废审批程序

确认固定资产已丧失使用价值后,由使用部门填制《固定资产报废申请表》一式三份,交办公室审定,经秘书长审批同意后,财务部根据报废处理情况作相应账务调整。

 

四、安全保卫管理制度

为了维护单位正常的工作秩序,保障单位财产不受侵害,根据单位的实际情况,为做好安全保卫工作,特制订本制度。

(一)办公室全面负责单位的安全保卫工作,负责各部门保卫责任制的实施和组织大型的安全保卫检查。

(二)各部门要对本部门员工加强安全教育,做好遵纪守法的宣教工作和内部矛盾纠纷的调解工作,同时看管好本部门的贵重物品,克服麻痹大意思想,杜绝各种安全隐患。

(三)值班人员必须按时上岗,做好值班记录,严格执行巡查制度,发现不安全因素要及时排除,并报告秘书处。

(四)单位员工必须遵纪守法,爱护单位财产,同一切不良倾向和违法行为做斗争。

(五)财务人员对现金、票据以及各类物品的出入库、领取、发放、使用、保管等,必须要求手续健全、程序齐备,并定期检查、清算,发现问题及时上报。

(六)各种档案资料、秘密文件的管理和保管要严格执行保密规定,防止丢失和泄密,借阅档案资料、秘密文件时,需经秘书处批准并做好记录。

(七)使用计算机时,须严格按照有关规程操作,注意使用安全,经常保持计算机的清洁,下班前要关机切断电源。严禁私自拆分计算机和安装软件。因人为因素造成计算机信息系统不能正常运转或发生事故造成损失者,由当事人负责赔偿或承担维修费用。

 

 

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